Vnitřní oznamovací systém
Společnost BENU Česká republika s.r.o. (dále také jen „BENU“), která je součástí nadnárodní skupiny PHOENIX group, zavedla interní systém pro oznamování možného protiprávního jednání – Vnitřní oznamovací systém, a to v souladu se směrnicí Evropského parlamentu a Rady (EU) 2019/1937 ze dne 23.10.2019 o ochraně osob, které oznamují porušení práva Unie, a zákonem č. 171/2023 Sb., o ochraně oznamovatelů (dále jen „Zákon o ochraně oznamovatelů“).
Ať už jste zaměstnanec společnosti ve PHOENIX group, nebo oprávněná třetí strana, tak tento Vnitřní oznamovací systém Vám umožňuje se zajištěním důvěrnosti oznámit informace o možném protiprávním jednání, o kterém jste se dozvěděli v souvislosti s prací nebo jinou obdobnou činností u společnosti BENU, to je v tzv. pracovním kontextu.
Vnitřní oznamovací systém společnosti BENU je založen na více způsobech a možnostech podání oznámení, které jsou uvedeny v této písemné informaci, přičemž Vy jako oznamovatel můžete použít jakýkoli z těchto způsobů. Vaše identita, a tedy totožnost oznamovatele zůstává pro osoby stojící mimo Vnitřní oznamovací systém po celou dobu utajena, pokud s poskytnutím těchto informací v konkrétním případě nedáte výslovný souhlas.
Co může být obsahem oznámení
Oznámení obsahuje informace o možném protiprávním jednání, k němuž došlo nebo má dojít u BENU jako osoby, pro niž oznamovatel, byť zprostředkovaně, vykonával nebo vykonává práci nebo jinou obdobnou činnost, nebo u osoby, se kterou oznamovatel byl nebo je v kontaktu v souvislosti s výkonem práce nebo jiné obdobné činnosti, a které dále má níže uvedené znaky.
Co musí oznámení obsahovat
Údaje o jménu, příjmení a datu narození, nebo jiné údaje, z nichž je možné dovodit totožnost oznamovatele, ledaže je totožnost oznamovatele příslušné osobě, určené BENU k přijímání oznámení a posuzování jejich důvodnosti, známa.
Jaké jednání je možné oznámit
Prostřednictvím Vnitřního oznamovacího systému společnosti BENU lze podat oznámení, jež obsahuje informace o možném protiprávním jednání, které:
má znaky trestného činu, nebo
má znaky přestupku, za který zákon stanoví sazbu pokuty, jejíž horní hranice je alespoň 100 000 Kč, nebo
porušuje zákon o ochraně oznamovatelů, anebo
porušuje jiný právní předpis nebo předpis Evropské unie v oblasti:
- finančních služeb, povinného auditu a jiných ověřovacích služeb, finančních produktů a finančních trhů,
- daně z příjmů právnických osob,
- předcházení legalizaci výnosů z trestné činnosti a financování terorismu,
- ochrany spotřebitele,
- souladu s požadavky na výrobky včetně jejich bezpečnosti,
- bezpečnosti dopravy, přepravy a provozu na pozemních komunikacích,
- ochrany životního prostředí,
- bezpečnosti potravin a krmiv a ochrany zvířat a jejich zdraví,
- radiační ochrany a jaderné bezpečnosti,
- hospodářské soutěže, veřejných dražeb a zadávání veřejných zakázek,
- ochrany vnitřního pořádku a bezpečnosti, života a zdraví,
- ochrany osobních údajů, soukromí a bezpečnosti sítí elektronických komunikací a informačních systémů,
- ochrany finančních zájmů Evropské unie, nebo
- fungování vnitřního trhu včetně ochrany hospodářské soutěže a státní podpory podle práva Evropské unie.
Kdo může oznámení podat
Oznamovatelem, který může podat oznámení prostřednictvím Vnitřního oznamovacího systému u společnosti BENU, je každá fyzická osoba, která vykonává nebo vykonávala pro společnost práci nebo jinou obdobnou činnost, a oznámení podává v tomto pracovním kontextu jako:
- zaměstnanec/zaměstnankyně, který/á pro společnost vykonává práci v pracovním poměru anebo na základě dohody o pracovní činnosti nebo dohody o provedení práce;
- bývalý/á zaměstnanec/zaměstnankyně společnosti;
- uchazeč/ka o zaměstnání u společnosti;
- osoba, která vykonává nebo vykonávala u společnosti odbornou praxi nebo stáž;
- osoba, která je nebo byla společníkem společnosti;
- osoba, která je členem statutárního nebo jiného orgánu společnosti;
- osoba, která buď přímo anebo nepřímo vykonává či vykonávala pro společnost externí dodavatelskou činnost na základě smlouvy, jejímž předmětem je poskytování dodávek, služeb, stavebních prací nebo jiného obdobného plnění.
Není tedy důležité, zda oznamovatel výše zmíněnou práci nebo obdobnou činnost v okamžiku podání oznámení stále vykonává, či zda ji vykonával v minulosti, anebo se o danou práci či obdobnou činnost pouze ucházel a v rámci tohoto procesu se o možném protiprávním jednání dozvěděl.
Co splňovat při podání oznámení
Oznamovatel musí mít oprávněné důvody se domnívat, že jím oznámené informace o možném protiprávním jednání jsou v době oznámení pravdivé.
V případě zjištění, že došlo k podání vědomě nepravdivého oznámení, nenáleží oznamovateli ochrana před odvetnými opatřeními a oznamovatel je vedle toho rovněž odpovědný za přestupek vědomě nepravdivého oznámení podle zákona o ochraně oznamovatelů.
Ochrana oznamovatele
K oznámením, jakož i k dalším informacím a podkladům vedeným v rámci Vnitřního oznamovacího systému má přístup výhradně speciálně určená tzv. příslušná osoba, která má povinnost chránit identitu oznamovatele. Totožnost oznamující osoby nesmí být sdělena bez jejího výslovného souhlasu nikomu dalšímu. Povinnost zachovávat důvěrnost se netýká pouze totožnosti oznamující osoby, ale vztahuje se i na jakékoli další informace, z nichž by bylo možné přímo či nepřímo určit její identitu.
Oznamovatel je dále chráněn před jakýmkoliv odvetným opatřením vůči jeho osobě i dalším osobám, kterým tato ochrana náleží podle platných právních předpisů (např. osoba blízká ve vztahu k oznamovateli; zaměstnanec nebo kolega oznamovatele; osoba, která poskytla pomoc při zjišťování informací).
Komu se oznámení podává
Hlavní příslušnou osobou pro přijímání oznámení a k plnění dalších úkolů podle zákona o ochraně oznamovatelů je ve společnosti BENU Česká republika s.r.o. určena:
Ing. Kateřina Schovánková Nejedlá
e-mail: compliance@benu.cz
Tel. 734 323 120
Oznámení je možné podat
- elektronicky prostřednictvím e-mailu: compliance@benu.cz
- telefonicky: 734 323 120 (pracovní doba 9:00 – 16:00)
- poštou na adresu: BENU Česká republika s.r.o., „k rukám Ing. Kateřiny Schovánkové Nejedlé – neotvírat“, K pérovně 945/7, 102 00 Praha 10 – Hostivař
- osobně po předchozí ústní, písemné nebo telefonické domluvě s příslušnou osobou
Zastupující příslušnou osobou pro přijímání oznámení v případě potřeby zajištění zastupitelnosti hlavní příslušné osoby (např. nemoc, dovolená, střet zájmů apod.) je ve společnosti BENU Česká republika s.r.o. určena:
Mgr. Miloš Nagy
e-mail: compliance@phoenix.cz
Tel. 296 808 106
Možnosti využití dalších kanálů pro oznámení o protiprávním jednání:
Oznámení lze rovněž podat prostřednictvím externího oznamovacího systému Ministerstva spravedlnosti České republiky ve smyslu ustanovení § 14 a násl. Zákona o ochraně oznamovatelů. V tomto případě Oznámení přijímá, prošetřuje a posuzuje jeho důvodnost Ministerstvo spravedlnosti a jím pověření zaměstnanci.
Externí kanál pro oznamování protiprávního jednání:
Ministerstvo spravedlnosti České republiky
Vyšehradská 424/16
128 10 Nové Město
Aplikace: https://oznamovatel.justice.cz/chci-podat-oznameni/
E-mail: oznamovatel@msp.justice.cz
Tel.: +420 221 997 840
Ochrana před odvetnými opatřeními podle zákona o ochraně oznamovatelů dále náleží rovněž osobě, která oznámení podala u orgánu veřejné moci příslušnému podle jiného právního předpisu České republiky nebo přímo použitelného předpisu Evropské unie, tj. zejména u orgánů Policie ČR, státního zastupitelství a/nebo u věcně příslušných orgánů státní správy dle jejich působnosti (např. Česká inspekce životního prostředí, Úřad pro ochranu osobních údajů apod.).
Po podání oznámení
Přijetí oznámení bude oznamovateli příslušnou osobou potvrzeno nejpozději do 7 dnů ode dne přijetí oznámení.
To neplatí pouze v případě, kdy:
- oznamovatel výslovně požádá příslušnou osobu, aby ho o přijetí oznámení nevyrozumívala; nebo
- je zřejmé, že by vyrozuměním o přijetí oznámení došlo k prozrazení totožnosti oznamovatele jiné osobě.
Nejpozději do 30 dnů ode dne přijetí oznámení musí příslušná osoba posoudit důvodnost oznámení a o jeho výsledku oznamovatele vyrozumět.
V případech skutkově nebo právně složitých lze tuto lhůtu prodloužit až o dalších třicet (30) dnů, nejvýše však dvakrát, tj. maximální délka pro posuzování důvodnosti oznámení tak může v takových případech činit devadesát (90) dnů ode dne přijetí oznámení.
O prodloužení lhůty a důvodech pro její prodloužení příslušná osoba vždy oznamovatele písemně vyrozumí ještě před jejím uplynutím.
Bude-li oznámení pravdivé a důvodné, budou společností BENU jako povinným subjektem přijata opatření k předejití nebo nápravě protiprávního stavu, o kterých příslušná osoba vyrozumí oznamovatele.
Informace o zpracování osobních údajů v souvislosti s vedením Vnitřního oznamovacího systému a podáváním oznámení (Whistleblowingem) naleznete ZDE